Manual de Importación : Archivo 4 y 5 de Calificaciones y Situación Final

Manual de Importación : Archivo 4 y 5 de Calificaciones y Situación Final


¡Importante Aclaramos que los documentos generados por el Libro Digital de Kimche NO corresponden a las Actas Finales en sí, sino que sólo son archivos con el formato que solicita SIGE (.xt) para ser cargados directamente a la plataforma del Mineduc y no hacerlo de forma manual.

PASO 1:


Revisar que lo que se declaró en SIGE, coincida con lo registrado en el Libro Digital de Kimche. 

Si estás intentando cargar las actas, y te arroja este mensaje, es porque aún no has realizado el proceso de declarar los planes de estudios al curso seleccionado, eso debes realizarlo en el área de trabajo N° 2 de la plataforma SIGE. 



En el área de trabajo N° 2 de SIGE, que se muestra en la imagen, declaras el plan de estudios y lo asignas a los cursos correspondientes.


Luego en el área de trabajo N° 3, debes ir asignando las asignaturas al curso, ahí podrás visualizar las asignaturas con sus respectivos códigos SIGE. 




*Importante es que revises que estos códigos de las asignaturas sean los mismos que registraste en el Libro Digital de Kimche.

PASO 2: 


● Revisar Plan de Estudios y Asignaturas en el Libro Digital. 

Debes revisar detenidamente la información académica y qué asignaturas quieres incluir en el Acta Final. Hacer esta comprobación es requisito para poder generar los archivos 4 y 5 para SIGE. Puedes revisar y completar la información de los cursos seleccionando el lápiz a la izquierda de cada uno. 

Debes revisar los códigos y configuración de las asignaturas atentamente, los nombres de las asignaturas son solo referenciales, ya que los archivos 4 y 5 solo exportan las asignaturas como números. Revisa las asignaturas que efectivamente van al acta, si son ponderables o no (que afectan el promedio) y su tipo de escala.

- Revisar Calificaciones y Situación Final 


En la siguiente sección, vas a poder revisar y validar las calificaciones y situación final de cada estudiante de tu establecimiento. Si necesitas modificar información, debes dirigirte a la sección "Calificaciones" del Libro Digital para modificar el registro. 

Todos los estudiantes que cursan una asignatura deben tener información de promedio en ella y no pueden quedar en blanco o vacíos, de lo contrario no podrás cargar los archivos.




- Generar documentos 


Una vez que hayas completado y confirmado la información señalada anteriormente, podrás descargar los archivos con el botón "Descargar Archivos 4 y 5". 



Y se abrirá la siguiente ventana donde debes seleccionar los cursos que quieres descargar. Recuerda que sólo aparecerán los cursos que hayan finalizado la confirmación de los datos señalados anteriormente.




PASO 3: 

Subiendo los archivos al Sige 


Deben dirigirse al área de trabajo N°4 “Calificación y Situación final Alumnos” .



Archivo de calificaciones de los alumnos (ex 4): una vez que se encuentre en el área de trabajo Nº4, selecciona el submenú Calificación de Alumnos. Acá debe seleccionar "Importar Archivo"

Ahora se cargarán los datos que usted ha indicado y le preguntará si está seguro que el archivo que subió es el que corresponde (ex archivo 4). 


Luego de Confirmar aparecerá una de las siguientes ventanas: 


1) Correcto Completo: Saldrá el cuadro verde indicando todos los registros que contenía su archivo fueron cargados exitosamente.

- Archivo Situación Final alumnos (ex 5) 


Primero debe dirigirse al área de trabajo N°4 y seleccionar el menú “Situación Final” Dentro de este menú se desplegará la siguiente ventana. Acá debe dirigirse a “Importar archivo (opcional)”


Si no es el archivo que quería subir, puede buscarlo nuevamente presionando en “Examinar”. Cuando esté seguro que el archivo es el adecuado presione en “Confirmar Carga Archivo”. Luego de Confirmar aparecerá una de las siguientes ventanas: 


PREGUNTAS FRECUENTES 

1. ¿Kimche crea las actas finales? 


No. SIGE crea las actas finales que obtendrás en formato PDF para impresión. Kimche te hace fácil el proceso mediante la exportación desde el Libro de toda la información que necesitas, en los llamados archivos 4 y 5, para importar a SIGE de acuerdo a lo dispuesto por la plataforma del ministerio. 

2. ¿Por qué aparecen todos los estudiantes como "promovidos" aunque no cumplan con los criterios de promoción? 


En Kimche aparecen todos los estudiantes como "promovidos" desde la Situación Final. Esto está relacionado a que la repitencia deja de ser automática de acuerdo a lo dispuesto en el decreto 67, por lo se asume que todos están aprobados hasta que la junta directiva manifieste lo contrario. El colegio debe indicar la no promoción de forma particular según en caso.

3. ¿Puedo previsualizar las actas como se verán en SIGE? 


No. Puedes previsualizar la información previo a la exportación de los archivos, pero no el modo en que la verás luego en SIGE. Ten en cuenta que puedes realizar la exportación de archivos 4 y 5 todas las veces que quieras hasta estar seguro y decidir importarlas a la página del ministerio. Si quieres un panorama general de un curso o de tu colegio completo para descargar y comparar, puedes hacerlo desde la situación final. 

4. ¿Puedo modificar manualmente la asistencia antes de exportar los archivos? ✍️ 


Sí. Puedes modificar asistencia manualmente previo a la generación de las actas, desde el paso final previo a la exportación en "añadir asistencia manualmente". Ten en cuenta que esto hará que la información de asistencia que cambies no sea la que indica el Libro Digital en tu colegio y tampoco modificará los documentos o certificados del Kimche. 

5. ¿Puedo modificar información de promedios de asignatura y final antes de exportar? 


No. En la situación final de los estudiantes solo puedes modificar los campos de promoción y añadir observaciones (como decretos) y no modificar promedios de asignatura o finales. Para modificar esto debes hacerlo directamente desde las evaluaciones en el Libro Digital o modificar el texto de los archivos 4 y 5 en txt. que se exportan. 

 Esta última opción no modifica datos en el Libro, por lo que la información declarada no coincidirá entre SIGE y Kimche, así como no modificará datos en informes o certificados. 

6. ¿Puedo hacer modificaciones al subir los archivos a SIGE?


Al subir los archivos 4 y 5 a SIGE se te permite confirmar la información cargada. Puedes rectificar algunos campos aún como asistencia, promoción y observaciones directamente en la página del ministerio. Esta última opción no modifica datos en el Libro, por lo que la información declarada no coincidirá entre SIGE y Kimche, así como no modificará datos en informes o certificados.

7. Me aparece un error al cargar el archivo, ¿a qué se debe? Errores frecuentes al cargar los archivos en SIGE: 

- Error por falta de datos: 


Si aparece un error con la leyenda "For input string: revise el formato del archivo" lo más probable es que falten datos a tus estudiantes. El archivo debe contener todos los datos, por lo que si faltan promedios, asistencia o códigos, puedes ver un error al intentar cargarlos. 

- Error por tipos de escala que no coinciden: 


Ejemplo de mensaje: "Alumno con calificación numérica no puede tener calificación conceptual o no contar con nota válida" Los tipos de escala en las asignaturas deben coincidir entre SIGE y Kimche, de lo contrario la plataforma del ministerio no reconocerá el dato que intentas ingresar y aparecerá este error. 

8. ¿Cómo indico a los estudiantes que se eximieron de alguna asignatura?


En este caso debes dirigirte al archivo 4, ir a la sección de los promedios de asignatura para los estudiantes eximidos, presionar la tecla "Tab" dos veces e ingresar la palabra EX. 

Puedes eximir a los estudiantes directamente en SIGE en el apartado donde se registran las calificaciones de los alumnos por asignaturas.