Rol de Director, Administrador de asistencia y Eliminación de Asistencia

Rol de Director, Administrador de asistencia y Eliminación de Asistencia


En Kimche queremos darte mayor autonomía para realizar acciones dentro del Libro Digital. En esta entrada te mostramos en qué escenarios un Administrador de Asistencia o Director podrá eliminar los datos del registro de asistencia.

El Director y Administrador de asistencia son roles del Libro Digital que tienen la autonomía y las facultades para realizar procesos en concordancia a lo estipulado por la Circular 30 y sin tener que recurrir al Chat de Ayuda.

El "Administrador de Asistencia" o el "Director/a" podrá borrar la asistencia registrada de una hora de asignatura, o bien, de un día completo. 
Te invitamos a leer esta entrada con detención para que comprendas cómo se realiza el proceso y que adelanten las gestiones necesarias para elegir al o a los/as directivos/as que ocuparán el rol de Administrador(es) de Asistencia.
Asimismo, aconsejamos que le comuniquen al cuerpo docente del establecimiento quién será el Administrador del Asistencia para que hagan las solicitudes de eliminación con él/ella. 

¿Qué es un "Administrador de Asistencia"?

El "administrador de asistencia" es un nuevo rol que sólo puede ser designado por el también nuevo rol de "Director".
Los administradores de asistencia podrán ejecutar las siguientes acciones en la plataforma:
  • Editar los registros de asistencia de todos los cursos y asignaturas del establecimiento.
  • Eliminar las asistencias de una asignatura en una hora de clase.
  • Eliminar las asistencias de uno o varios días de clase.
Para nombrar Administradores de Asistencia, el Director deberá, en la sección Funcionarios del Libro Digital, dirigirse a la pestaña permisos y hacer clic en la nueva tarjeta "Administración de Asistencia". 

Tip Kimche: Por motivos de seguridad y para facilitar la comunicación, desde Kimche recomendamos designar sólo UN Administrador de Asistencia por establecimiento. 




Si el director hace clic en la tarjeta, se desplegará una nueva ventana en donde podrá darle permisos de Administrador de Asistencia a quienes sea necesario. 





Una vez activados los permisos, no olvides darle clic a Guardar para confirmar los cambios. 

¿Cómo designar un "Director" y cuáles son sus atribuciones?

El rol de Director, si se encuentro vacío, puede ser designado por un Configurador del Libro Digital en la sección "Funcionarios" pestaña "Directiva".
Como ves en el ejemplo, el rol ya está siendo ocupado por Ignacio Astorga, y yo, a pesar de tener el rol de Configurador no puedo modificarlo. 

Una vez activados los permisos, no olvides darle clic a Guardar para confirmar los cambios. 

En otro escenario, si estoy ocupando el rol de Director, solo yo puedo traspasarlo a otro funcionario del establecimiento, como se aprecia en el GIF de abajo. 




Este rol es único en el establecimiento y posee todos los permisos posibles de la plataforma y puede realizar todas las acciones posibles.

Ahora veamos cómo estos roles pueden eliminar la asistencia registrada.

Eliminar asistencia por hora de asignatura

Dirígete al libro de clases del curso en el que quieres eliminar la asistencia de un módulo en particular. Luego, selecciona la sección "Asistencia" y la pestaña "Asistencia diaria" y dirígete al día en el que está el módulo cuyo Registro de Asistencia quieres eliminar. 




Nosotros usaremos la clase de Educación Física y Salud del profesor Matías González (Hora de clases N°1) para el ejemplo.
Para eliminar la asistencia de esa hora debemos, primero, hacer clic en ella. Se abrirá la siguiente ventana con el registro ya ingresado por el docente González: 



Para eliminar el registro de asistencia ya ingresado deberás hacer clic en el nuevo botón "Eliminar registro de asistencia por hora". 
Al seleccionar el botón se abrirá una nueva ventana en donde DEBES ingresar de manera escrita el motivo por el cual estás eliminado el registro de asistencia. 



Una vez que estés listo/a, ingresa la clave dinámica que arroje tu app de autenticación y haz clic en el botón rojo "Eliminar".
Te aparecerá el aviso "Asistencias eliminadas correctamente" una vez que el proceso haya culminado. 




Aspectos a considerar:
  • Esta acción es irreversible. 
  • Sólo funcionarios que cuenten con el rol de Administrador de Asistencia o Director pueden realizarla.
  • Esta acción no elimina los leccionarios registrados en los días eliminados. Para eliminar un registro de leccionario deberás hacer una solicitud vía Chat de Ayuda. 
  • La eliminación de asistencia por módulo elimina también la firma secundaria.
  • Para efectos de fiscalización y Big Data es relevante que se vuelva a registrar asistencia firmada correctamente lo antes posible, sobre todo, si se va a eliminar el registro del segundo módulo/hora de clases (asistencia válida para el Control de Subvenciones. 


Eliminar asistencia de un día completo

  1. ¿Pasaron lista por equivocación en un día donde no había clases?
A partir de ahora, en la sección de Control de Subvenciones, podrás eliminar la asistencia de todo un curso en un día de clases. 
Ingresa al libro de clases de un curso, luego, dirígete a la sección "Asistencia" y después a la pestaña "Control de Subvenciones". 
Revisa si es que estás en el curso y mes del que quieres eliminar el registro de asistencia. 




Verás un nuevo botón "Eliminar registro de asistencia diario". Se te abrirá la siguiente ventana en donde verás el detalle de la acción que vas a realizar. 
La eliminación contempla borrar el registro de asistencia diario y los registros de todas las horas de clases del día (firmas) para todos los estudiantes del curso. 


Podrás seleccionar hasta cinco días de clases para eliminar. Por ejemplo, en la imagen seleccionamos el lunes 11 y martes 12 de julio. 




En el cuadro de texto DEBES escribir el motivo por el cual estás eliminando la asistencia de esos días. Una vez que estés listo/a, ingresa los números que arroja tu app de clave dinámica y selecciona el botón rojo "Eliminar".



Una vez procesada la acción, aparecerá en la plataforma un recuadro con el detalle de la eliminación:
  • Días eliminados: con su respectiva fecha.
  • Asignaturas comprometidas en la eliminación del o los días. 
Cuando vuelvas a visualizar el Control de Subvenciones, aparecerá una línea roja en los días cuya asistencia fue eliminada. 

Asimismo, y si el motivo por el que borraste la asistencia del día fue para enmendar un error en el registro, al dirigirte a la pestaña "Asistencia diaria" y al día en que eliminaste la asistencia, podrás reingresar asistencia de manera normal.




Como ves en la imagen, el día lunes 11 de julio, que fue uno de los que eliminamos, aparece sin asistencia registrada. 

Aspectos a considerar :
  1. Esta acción es irreversible. 
  2. Sólo funcionarios que cuenten con el rol de Administrador de Asistencia o Director podrán eliminar asistencia.
  3. Esta acción no elimina los leccionarios registrados en los días eliminados. Para eliminar un registro de leccionario deberás hacer una solicitud vía Chat de Ayuda. 
  4. La eliminación de asistencia de un día completo elimina también la asistencia dual de la jornada.
Consideraciones generales:
  • No se recibirán más solicitudes de eliminación de asistencia vía Chat de Ayuda.
  • Desde Kimche recomendamos sólo un Administrador de Asistencia por establecimiento.
  • Recomendamos también que directivos informen al cuerpo docente quién cumplirá el rol de eliminar asistencia para facilitar la comunicación de la solicitud dentro del establecimiento. 
  • La eliminación de asistencia es irreversible, ya que van éstas van asociadas a las firmas al autenticador de cada docente, por ende, no podemos revertir la información, ya que estaríamos “firmando” por otra persona.
  • Por el momento, no contamos con un historial de la asistencia eliminada.