¿Cómo funciona la Interoperabilidad en el Libro Digital?

¿Cómo funciona la Interoperabilidad en el Libro Digital?


La interoperabilidad, en resumen, consiste en enviar a la plataforma SIGE el registro del Control de Subvenciones desde el mismo Libro Digital 📚


A continuación te mostramos cómo funciona:

Gracias al sistema de interoperabilidad, los registros del Control de Subvenciones podrán ser “cargados” y “enviados” a SIGE por día o rango de fechas. 

Alert
Esta acción sólo podrá ser realizada por funcionarios que cuenten con los permisos de Director y Administrador de Asistencia.
 
Antes de explicarte cómo funciona la funcionalidad en la plataforma, es importante que conozcas algunos requisitos para que tu establecimiento pueda interoperar con SIGE:
  • No es llegar y utilizar la funcionalidad. Tu establecimiento debe contar con un convenio activo con el Mineduc (trámite necesario) para poder interoperar con el sistema de gestión Kimche.
  • Por ejemplo, si tu establecimiento realizó el trámite para interoperar con otro sistema de gestión, deberán actualizarlo.
  • Los detalles para hacer la solicitud con el Mineduc en este artículo👆
  • La sincronización con SIGE solo puede realizarse durante el mes en curso y será efectiva únicamente para los días trabajados que (cuenten con registro de asistencia. 
  • Si te diriges a un mes pasado o posterior al actual, aparecerá el siguiente mensaje:


Warning

¡Muy importante! 

  1. Solo se podrán sincronizar asistencias registradas en el mes actual. 
  2. Lo que el SIGE entiende por mes actual es el mes en curso, por ejemplo, hoy martes 8 de noviembre, el mes actual es noviembre y solo podría enviar a sincronizar registros de este mes. Si intentas sincronizar asistencias del mes pasado, el sistema arrojará error.
  3. Sin embargo, el "cambio de mes" no se realiza el primer día del mes, sino que cuando finaliza el periodo de declaración de asistencias, por lo tanto los primeros días de cada mes no se podrá subir asistencia del mes vigente, porque el "mes actual" seguirá siendo el mes anterior.
  4. Esto es conforme al funcionamiento propio de SIGE y no tiene relación con la plataforma de Kimche. Sugerimos comenzar a cargar las asistencias del mes vigente a partir del dia 7 de cada mes. 
  • El envío de datos a SIGE tardar hasta 6 horas y verás un reloj en la pestaña mientras el proceso está en curso. (Cuanto más cerca esté la fecha de cierre del mes, mayor será la demora en la solicitud debido a la sobrecarga en la plataforma SIGE.).
  • Si el Registro de Asistencia (por ejemplo, cambios en el registro de asistencia en la segunda hora de clases) de un día ya sincronizado en SIGE sufre modificaciones, ese día pasará automáticamente al estado "por sincronizar" y deberá enviarse nuevamente. 
    Teniendo claro lo anterior, veamos ahora cómo opera la funcionalidad. 

Sincronización con SIGE por día ✅

Selecciona un curso y dirígete a la pestaña Control de Subvenciones en la sección asistencia.  

A partir de ahora, en la sección superior de la nómina del curso, aparecerá un nuevo ícono por cada día: Una nube junto con una flecha .  "Sincronizar día".


Para enviar el registro correspondiente a ese día a SIGE, deberás hacer clic en el ícono de la nube . 

Se abrirá una ventana como la siguiente:




Si estás seguro/a de la acción, haz clic en "Sincronizar".

Una vez que se obtenga el resultado del envío de la sincronización, el estado del ícono sobre cada día del Control de Subvenciones se actualizará según el resultado de la carga.

Puede ser cualquiera de estos estados:


Info
Como mencionamos más arriba, si hay alguna modificación en el Registro de Asistencia, aunque la información ya haya sido sincronizada, volverá a aparecer el ícono "Sincronizar"

Sincronización SIGE por rango de fechas 📅

Selecciona un curso y dirígete a la pestaña Control de Subvenciones en la sección asistencia.  

Haz clic en el botón azul "Sincronización SIGE" a la derecha de tu pantalla. 





Se abrirá la siguiente ventana, donde podrás elegir el rango de fechas que quieren sincronizar con SIGE, o bien, utilizar el interruptor "seleccionar todas" para enviar todos los registros del mes actual. 



Una vez listo/a, haz clic en el botón "Sincronizar". 

Escenarios que pueden darse 💭

Como mencionamos anteriormente, una vez enviada la sincronización de un día o de un rango de fechas, en un máximo de 6 horas aparecerá en la parte superior del registro de cada día el estado de esa sincronización. Este estado será representado por uno de los íconos que mostramos.

Puede darse el caso en el que la sincronización no haya sido exitosa ( ❌ "Error en la sincronización") y esto puede deberse a distintos errores que detallaremos a continuación:
 
Caso 1: Se envió información de un número menor de estudiantes en comparación con los matriculados en SIGE.

Caso 2: Hay uno o más ruts que no fueron reconocidos por la plataforma SIGE. Por ejemplo, un estudiante que estaba matriculado en el Libro Digital con su RUT provisorio ya tiene su RUT definitivo registrado en SIGE. En este caso, es necesario editar el RUT del estudiante en el Libro Digital (solicitando ayuda al Chat de Ayuda) y luego intentar nuevamente la sincronización.

Caso 3: La plataforma de SIGE se encuentra con intermitencias y no reconoce el envío de información.