Este manual está dirigido a los configuradores y funcionarios del establecimiento para gestionar los permisos y registros de atrasos en el Libro Digital de Kimche.

Explicaremos cómo configurar los permisos necesarios y el flujo paso a paso para registrar atrasos de estudiantes de manera eficiente.

Los atrasos se verán de forma automática en la ficha del estudiante, sección de observaciones y en la plataforma Kimche Familia. 

1. Configuración de Permisos para el Registro de Atrasos

¿Quién puede acceder y gestionar el Registro de Atrasos?

• Configuradores: Tienen acceso completo para definir quién puede ver y editar los registros de atrasos.
  
  
• Docentes y funcionarios asignados: Solo podrán acceder al registro si tienen los permisos otorgados desde la configuración.
  

Asignación de Permisos

1. Acceso al módulo:
   
   El configurador debe asegurarse de habilitar el acceso al módulo de "Registro de Atrasos y Salidas" para los usuarios pertinentes.

1. Permisos específicos:
   
   
   • Visualización: Permite ver los registros existentes.
   • Edición: Habilita la creación, modificación y eliminación de los registros.
     

Restricciones y Consideraciones

• Un usuario sin permisos de edición no podrá crear atrasos o mover registros a la vista de eliminados.
• Los permisos deben configurarse por rol o usuario individual desde la pestaña de Configuración del Libro Digital.
  

2. Uso del Registro de Atrasos

Acceso al Registro

El Registro de Atrasos se encuentra dentro de la pestaña "Atrasos", en el módulo "Registro de Atrasos y Salidas".

Cómo Registrar un Atraso

1. Agregar un nuevo registro:

   • Presiona el botón "Agregar atraso" bajo la columna Estudiante.
   • Aparecerá una nueva fila con Fecha y Hora automáticas del momento de creación, puedes modificar la hora si lo necesitas. 
     
   • Si deseas elegir otra fecha, deberás moverte por el selector del calendario. 

2. Seleccionar estudiante:

   • Utiliza el buscador en la columna Estudiante para encontrar al alumno, puedes moverte con las teclas de dirección del teclado. 
   • Al presionar ENTER, el curso se completará automáticamente.

3. Ingresar información:

   • Motivo: Escribe la razón del atraso en la columna correspondiente y haz click en ENTER
   • Archivos justificativos (opcional): Si es necesario, adjunta, documentos (máximo 3 archivos de hasta 4 MB).

4. Guardar registro:

   • Usa el botón "Guardar" o haz clic en ENTER en la última columna y el atraso se registrará. 
   • Automáticamente, el sistema te dirigirá a registrar un nuevo atraso para hacerlo de forma muy rápida. 

Edición y Eliminación de Registros

• Editar registros:
  
  • Solo se puede modificar la hora y motivo si no hay archivos adjuntos 
    
  • Para cambiar la fecha, deberás eliminar el registro y crear otro en el día correspondiente.
    

• Eliminar registros:
  
  • Al eliminar un registro, este se moverá a la vista de Registros Eliminados, donde aparecerán:
    
    • Eliminado por: Usuario que hizo la eliminación.
    • Motivo de eliminación: Justificación ingresada al eliminar.
    • Fecha de eliminación: Día en que se realizó la acción.

Búsqueda, Filtros y Exportación

Búsqueda

• Puedes buscar registros por nombre del estudiante o RUT desde el buscador principal.
• Los resultados también afectarán la exportación de datos.

Filtros

• Filtra registros por:
  
  • Nivel educativo y curso.
  • Fecha (rango de fechas).
  • Justificación: Filtra entre registros con y sin justificación. 

Exportación

• El registro de atrasos puede exportarse por día para un estudiante en particular, utilizando la opción de búsqueda, o de manera general. Asimismo, es posible exportar los registros de forma masiva por mes.

1. La exportación en formato Excel incluye los registros visibles en pantalla según los filtros aplicados, tanto de atrasos activos como eliminados. El archivo proporciona información clave como la fecha del atraso, motivo, justificación, conteo anual de atrasos y el responsable del registro.

Impresión de Pases de Atraso

• Individual: Imprime un pase específico para cada estudiante desde la sección lateral derecha de cada atraso. 
• Masiva: Imprime en PDF todos los pases de los atrasos registrados durante el día actual.
  

Identificación Visual de Registros Justificados

• Los registros con archivos adjuntos se mostrarán en color celeste para diferenciarlos fácilmente.

3. Datos de atrasos por estudiante

Al exportar los datos de atrasos por mes podrán monitorear a un curso o colegio de manera general, pero si por ejemplo, tienen cita con el apoderado pueden exportar los atrasos y sus respectivos motivos ingresando a Documentos > Reporte de observaciones.

Conclusión

El Registro de Atrasos en Kimche facilita la gestión diaria de la asistencia y puntualidad de los estudiantes, permitiendo a los funcionarios registrar atrasos de forma rápida y organizada. Al mismo tiempo, la correcta configuración de permisos asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder, editar o eliminar registros.

Si tienes alguna duda adicional o necesitas asistencia, no dudes en contactar al equipo de soporte de Kimche ayuda@kimche.cl