Registro de Salidas: Retiros
El Registro de Retiros en Kimche facilita la gestión de salidas anticipadas, asegurando trazabilidad y cumplimiento normativo. Con su correcta configuración y uso, permite reducir la carga administrativa y garantizar un control eficiente sobre la seguridad de los estudiantes.
1. Configuración de Permisos para el Registro de Retiros
¿Quién puede acceder y gestionar el Registro de Salidas?
Configuradores: Tienen acceso completo para definir quién puede ver y editar los registros de salidas.
Docentes y funcionarios asignados: Solo podrán acceder al registro si tienen los permisos otorgados desde la configuración.
Asignación de Permisos
Acceso al módulo:
El configurador debe asegurarse de habilitar el acceso al módulo de "Registro de Atrasos y Salidas" para los usuarios pertinentes.
Permisos específicos:
Visualización: Permite ver los registros existentes.
Edición: Habilita la creación, modificación y eliminación de los registros.
Restricciones y Consideraciones
Un usuario sin permisos de edición no podrá crear retiros ni mover registros a la vista de eliminados.
Los permisos deben configurarse desde la pestaña de Configuración del Libro Digital.
2. Gestión desde la Ficha del Estudiante
Desde la ficha del estudiante, se podrá administrar la lista de personas autorizadas y prohibidas para retirar al estudiante.
Acceso a la Ficha del Estudiante
El usuario accede a la ficha del estudiante y encuentra la sección "Información para el retiro del estudiante".
Agregar una Persona Autorizada/Prohibida
Por defecto, todos los apoderados registrados en la ficha del estudiante aparecerán como aptos para retirar, si deseas cambiar esto para alguno de los apoderados o añadir personas extra que poseen autorización o prohibición y no son apoderados, puedes añadirlos desde esta sección.
Nombre.
Puede retirar: Selector Sí/No.
Número de documento de identidad: RUN, IPA, pasaporte o DNI extranjero.
Observación (opcional): Campo libre para detalles relevantes.
Visualización en el Registro de Salida
El registro de salidas da información al funcionario para conocer a las personas autorizadas o identificar rápidamente que el estudiante tiene restricciones al retiro.
Personas autorizadas: Aparecen en el selector "Quién retira al estudiante".
Personas prohibidas: Se muestran con una alerta roja indicando la restricción.
3. Uso del Registro de Salidas
Acceso al Registro
El Registro de Salidas se encuentra dentro de la pestaña "Retiros", en el módulo "Registro de Atrasos y Salidas". El sistema de retiros es rápido y alineado con la normativa para maximizar la seguridad de los retiros y permitir una correcta gestión de los datos.
Cómo Registrar un Retiro
1. Haz clic en "Registrar retiro" y luego selecciona al estudiante
Buscar al estudiante por nombre o RUT.
El sistema completa automáticamente curso y nivel.
2. Ingresar Información del Retiro
Fecha y hora de salida: Se asigna por defecto la hora actual. Solo la hora es editable.
Hora de regreso: Campo opcional.
Motivo: Campo obligatorio para justificar la salida.
3. Seleccionar Persona que Retira
Apoderado registrado.
Otra persona autorizada desde la ficha del estudiante pero que no es apoderado.
Funcionario del colegio (en casos especiales).
En enseñanza de adultos, el campo no aparece, ya que los estudiantes se retiran por sí mismos.
4. Firma y Validación
Firma manual en el momento con mouse o trackpad.
Adjuntar documento firmado, si no se realiza la firma manual.
Registros sin firma quedan pendientes y resaltados en amarillo.
4. Firma posterior, Edición y Eliminación de Registros
Firma
Puedes añadir una firma con mouse, trackpad o subir un archivo con la autorización y firma de salida con posterioridad a guardar un retiro.
Edición
Se puede modificar hora de salida, hora de regreso y motivo, pero no la fecha.
Para cambiar la fecha, se debe eliminar el registro y crearlo en el día correcto.
Eliminación
Se requiere un motivo obligatorio al eliminar un registro.
Los registros eliminados se mueven a la pestaña "Eliminados" con toda la información relevante.
5. Búsqueda, Filtros y Exportación
Búsqueda
Puedes buscar registros por nombre del estudiante o RUT dentro de un día del calendario. Para ver el detalle de retiros de un estudiante en particular para el año completo, puedes acceder a su ficha y verlos desde "Observaciones".
Filtros
Curso, nivel educativo, tipo de enseñanza.
Estado del retiro: Firmado, no firmado, apoderado no registrado.
Exportación
Tanto los registros activos como los eliminados se pueden exportar. La exportación solo puede realizarse por día para los registros activos y por Local Escolar, para colegios que tienen más de una sede.
6. Identificación Visual y Notificaciones
Identificación Visual
Registros correctos (apoderado válido y firmados): Resaltados en celeste
Registros por personas no autorizadas o que no están en la ficha: Resaltados con rojo.
Registros sin firma: Resaltados en amarillo.
Registros eliminados: Aparecen en una pestaña separada con historial de eliminación.
Notificación a Docentes
En la vista de asistencia diaria, los estudiantes retirados aparecen con un símbolo de salida hasta el final del día para evitar que se les deje presentes por error. Siempre debe verificarse esta información de manera visual por parte del docente que está a cargo del curso.
Si tienes dudas adicionales o necesitas asistencia, contacta al equipo de soporte de Kimche: ayuda@kimche.cl.
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