Configuración y matrícula 2024-2025 para colegios antiguos (que configuraron Libro Kimche 2024)

Configuración y matrícula 2024-2025 para colegios antiguos (que configuraron Libro Kimche 2024)


¡El cambio de año con Kimche es fácil y rápido! Sigue los pasos descritos en este artículo para realizarlo correctamente.


No te pierdas nuestro tutorial para matricular rápidamente a todos tus estudiantes antiguos o nuevos desde el registro de matrículas. 






Se habilitó el año 2025 para Configuradores con el fin de adelantar el proceso para colegios antiguos o que ya configuraron 2024.



Si quieres adelantarte y ya comenzar a estructurar el año escolar 2025, al entrar a la Configuración debes realizar los siguientes pasos:

Paso 1: Información general del Libro Digital (ponderaciones y aproximación)


El Configurador del Libro Digital deberá completar el Paso 1 de la Configuración. Es muy relevante que al momento de hacerlo se ponga especial atención en los campos "Configuración de ponderaciones", "Tipo de ponderación" y "Promedios". 

Estos campos no se pueden modificar una vez que se ingresan calificaciones en el Libro Digital 2025, salvo mediante solicitud de soporte.  

Recomendamos guiarse con estos artículos:

¿Cómo funcionan las ponderaciones en el Libro Digital de Kimche?

¿Qué sistemas de aproximación tiene el Libro Digital de Kimche?

Paso 2: Copiar tipos de enseñanza, niveles, cursos y planes de estudio


Al momento de ingresar al Libro Digital 2025 encontrarás en el Paso 2 de la Configuración un nuevo recuadro con el que podrás copiar los tipos de enseñanza, niveles, cursos y planes de estudio para el nuevo año escolar. 
Warning
- No olvides que una vez que confirmes la copia de cursos no podrás eliminarlos. 
- Para acceder a los Libros de Clase tienes que tener permiso de directiva en el 2025, puedes dártelos desde la sección de Funcionarios ya que los configuradores, como permiso individual, no poseen este acceso en su perfil. 



Al hacer clic en el botón "Copiar cursos", se abrirá una nueva ventana en donde aparecerán todos los cursos del 2024, sus niveles y tipos de enseñanzas. 
Revisa uno por uno y dale clic a las casillas e interruptores para confirmar que quieres copiarlos para el año 2025. 




Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón "Guardar cursos" y vuelve a escribir "Guardar" en la ventana. No olvides que una vez que confirmes la copia de cursos no podrás eliminarlos. 

Info
¡Importante!
  • Esta acción de copia puede ser progresiva, no es necesario copiar toda la estructura de una sola vez. 
  • Esta acción no copia talleres ni electivos.
  • Los cursos se pueden copiar una única vez, por lo tanto, si copias una parte de los cursos inicialmente y luego vuelves a la ventana de "copiar cursos", aparecerán como bloqueados todos aquellos cursos que ya fueron copiados previamente.


Paso 4: Traspasar estudiantes 


Este paso no es indispensable ya que puedes matricular directamente a cada niño y niña desde el registro de matrícula en sus respectivos cursos del 2025, pero en caso de querer hacerlo masivamente, puedes recurrir a esta opción. 

Para acceder al registro de matrículas debes tener permisos de DIRECTIVA en el Libro Digital y el configurador/a puede entregar esos permisos desde la sección "Funcionarios" de su sesión. 


Alert
¡Atención! Cuida elegir muy bien el curso de destino de tus estudiantes al traspasar masivamente de un año a otro, en caso de error esto NO ES REVERSIBLE y deberás eliminar sin retirar a los alumnos para re-matricularlos en el curso de destino real (Esta acción los elimina del año vigente, pero volverán a aparecer en el traspaso de estudiantes (configuración 2025, paso 3) como NO TRASPASADOS, por lo que puedes volver a intentarlo con el curso de destino correcto)

Al seleccionar el Paso 4 de la Configuración en el Libro Digital 2025, aparecerá una ventana similar a la del Paso 2: Traspaso estudiantes 2025.





Con esta opción podrás matricular estudiantes antiguos en el 2025 replicando los registros del 2024 (no es indispensable que la situación final esté definida para hacer este traspaso). 

Si haces clic en el botón "Traspasar estudiantes" se desplegará una nueva ventana en donde podrás visualizar por curso 2024 a todos los estudiantes matriculados en ese año escolar, además de información como: 
  • Curso 2024
  • Estudiante
  • Promedio final
  • Situación final
  • Incluir en 2025
  • Fecha de matrícula (puede elegirse masivamente)
  • Tipo de enseñanza de destino (puede elegirse masivamente)




Aquí deberás elegir si incluir o no a cada estudiante en el 2025 y declarar una fecha de matrícula. Para ahorrar tiempo, podrás designar una fecha de matrícula masiva para todo el curso, como se ve en la imagen de arriba. 

Asimismo, te recomendamos que utilices las flechas que se encuentran a la derecha del nombre de la columna para replicar la información para toda la nómina de estudiantes.




Una vez que hayas completado la información, verás que la nómina de estudiantes quedará en color azul y podrás oficializar el proceso haciendo click en "Matricular estudiantes" .
 
Info
¡Importante!

Puedes configurar el 2025 completo independiente a que la situación final de los estudiantes esté definida. En el caso de que alumnos decidan matricularse en otro establecimientos, podrás "eliminarlos sin retirar". ¿Cómo hacerlo? Te lo mostramos en este artículo.  

Información de la Ficha del Estudiante que NO se traspasa de un año a otro (quedan asociados a la ficha de matrícula de un año en particular)

- Datos de matrícula
- Datos de Subvenciones
- Datos de salud
- Datos de PIE transitorio



NotesVideo: Recomendaciones para el proceso de matrícula de estudiantes nuevos y antiguos en el Libro Digital 2025